در دنیای حرفه‌ای امروز، نوشتن یک ایمیل رسمی به زبان انگلیسی مهارتی ضروری است. ایمیل‌های رسمی معمولاً برای ارتباط با مدیران، مشتریان، دانشگاه‌ها، شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف استفاده می‌شوند. در این مقاله، مراحل مختلف نوشتن یک ایمیل رسمی را بررسی می‌کنیم.
1. Greet and Address the Recipient (سلام و خطاب به گیرنده)
شروع ایمیل با یک احوال‌پرسی محترمانه و ذکر نام گیرنده، نشان‌دهنده ادب و احترام شماست. اگر نام گیرنده را می‌دانید، می‌توانید از فرمت زیر استفاده کنید:
- Dear Mr. Smith,
برای آقایان
- Dear Ms. Johnson,
برای خانم‌ها
- Dear Dr. Brown,
برای افراد دارای مدرک دکترا
- Dear Professor Adams,
برای اساتید دانشگاه
اگر نام گیرنده را نمی‌دانید، می‌توانید از عبارات عمومی مانند موارد زیر استفاده کنید:
- Dear Sir/Madam,
درصورتی‌که جنسیت گیرنده مشخص نیست
- To Whom It May Concern,
برای زمانی که نمی‌دانید ایمیل دقیقاً به چه کسی ارسال می‌شود
2. Opening Phrases (عبارات آغازین)
در ابتدای ایمیل، باید با یک جمله رسمی و محترمانه منظور خود را بیان کنید. برخی از عبارات رایج در این بخش عبارتند از:
- I hope this email finds you well.
امیدوارم این ایمیل شما را در وضعیت خوبی بیابد.
- I am writing to inquire about...
این ایمیل را می‌نویسم تا درباره ... سوال کنم.
- I am reaching out to discuss...
با شما تماس می‌گیرم تا درباره ... صحبت کنم.
- I am writing to follow up on...
این ایمیل را می‌نویسم تا پیگیری کنم ...
3. Body of the Text (بدنه ایمیل)
پس از مقدمه، وارد بخش اصلی ایمیل می‌شویم. این بخش باید شامل اطلاعات دقیق و واضحی باشد که هدف شما را مشخص کند. برخی نکات کلیدی برای نوشتن بدنه ایمیل:
- مختصر و مفید بنویسید. از جملات کوتاه و مستقیم استفاده کنید.
- لحن رسمی و حرفه‌ای حفظ شود. از اصطلاحات غیررسمی خودداری کنید.
- نکات کلیدی را برجسته کنید. اگر اطلاعات زیادی دارید، آن‌ها را به‌صورت لیست بیان کنید.
- درخواست خود را واضح بیان کنید. مشخص کنید که انتظار دارید گیرنده چه اقدامی انجام دهد.
مثال:
- would appreciate it if you could provide me with more details regarding the upcoming meeting.
سپاسگزار خواهم شد اگر بتوانید جزئیات بیشتری درباره جلسه پیش‌رو در اختیارم قرار دهید.
4. Attachments (فایل‌های پیوست‌شده)
اگر نیاز دارید فایلی را پیوست کنید، حتماً در متن ایمیل به آن اشاره کنید. برخی از عبارات رایج برای این بخش:
- I have attached [document name] for your reference.
من [نام فایل] را برای اطلاع شما پیوست کرده‌ام.
- Please find attached [document name].
لطفاً [نام فایل] پیوست‌شده را مشاهده کنید.
- Attached you will find [document name]. (
در پیوست می‌توانید [نام فایل] را مشاهده کنید.
همچنین، قبل از ارسال ایمیل حتماً بررسی کنید که فایل‌ها به‌درستی پیوست شده‌اند.
5. Closing (نتیجه‌گیری و خاتمه ایمیل)
در انتهای ایمیل، یک نتیجه‌گیری مختصر بنویسید و از گیرنده بابت زمان و توجه او تشکر کنید. برخی از عبارات مفید:
- Thank you for your time and consideration.
از وقت و توجه شما سپاسگزارم.
- I look forward to your response.
منتظر پاسخ شما هستم.
- Please let me know if you need any further information.
لطفاً اطلاع دهید اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید.
6. Signing Off (پایان ایمیل و امضا)
در نهایت، ایمیل خود را با یک عبارت رسمی به پایان برسانید و نام خود را درج کنید:
- Best regards,
- Sincerely,
- Kind regards,
- Yours faithfully,
و سپس نام کامل خود را بنویسید:
Best regards,
John Doe
نمونه ایمیل رسمی
Subject: Inquiry About Job Vacancy
Dear Hiring Manager,
I hope this email finds you well. I am writing to inquire about the job vacancy for the position of Software Engineer at your esteemed company. I have attached my resume for your review.
I would appreciate it if you could provide more details regarding the application process and job responsibilities.
Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.
Best regards,
John Doe
منابع:
